Web Sitesi Brief’i Nasıl Hazırlanır? Ajansa Gitmeden Önce Rehber

Bir web projesinin kaderi çoğu zaman ilk tasarım çiziminden çok önce, ajansla yapılan ilk görüşmede belirlenir. Ne istediğini net anlatabilen işletmeler daha isabetli teklifler alır, süreç daha az revizyonla ilerler ve ortaya çıkan site gerçekten işe yarar. Bunu sağlamanın en etkili aracı iyi hazırlanmış bir web sitesi brief’idir. Bu yazıda, bir ajansla iletişime geçmeden önce hangi soruları yanıtlamanız gerektiğini ve bunları kısa, kullanışlı bir belgeye nasıl dönüştüreceğinizi anlatıyoruz. Uzun bir şartname yazmanıza gerek yok; iki üç sayfalık net bir belge çoğu proje için yeterlidir.

İyi bir brief neyi değiştirir?

Brief, sizin kafanızdaki projeyi ajansın da aynı şekilde görmesini sağlayan ortak bir referanstır. Brief olmadan yapılan görüşmelerde her ajans projeyi kendi varsayımlarıyla yorumlar ve aldığınız teklifler birbiriyle karşılaştırılamaz hale gelir.

İyi bir brief ayrıca iç ekibinizi de hizalar. Yönetim, satış ve pazarlama ekiplerinin siteden beklentileri farklı olabilir; bu farkları proje başlamadan konuşmak, ortasında yön değiştirmekten çok daha kolaydır.

Hedefler: site ne işe yarayacak?

Bize modern bir site lazım bir hedef değildir. Hedef, sitenin işletmeniz için neyi değiştireceğidir. Bir ya da iki ana hedef belirleyin ve her birinin nasıl ölçüleceğini yazın.

Hedef sayısını sınırlı tutmak önemlidir. Her şeyi aynı anda başarmaya çalışan bir site, genellikle hiçbir şeyi iyi yapamaz. Ana hedef netleştiğinde, ana sayfada neyin öne çıkacağı, hangi butonun en görünür olacağı ve hangi verilerin takip edileceği de kendiliğinden belirginleşir.

• Teklif veya iletişim formu sayısını artırmak.
• Online satış başlatmak ya da mevcut satışları büyütmek.
• Yeni bir pazara (örneğin İspanya veya Körfez ülkeleri) açılmak.
• Telefonla gelen tekrarlayan soruları azaltmak.
• Kurumsal güveni artırıp bayi veya iş ortağı başvurusu toplamak.

Hedef kitle ve kullanıcı senaryoları

Sitenizi kimin ziyaret edeceğini mümkün olduğunca somut tanımlayın. Yaş ve şehir gibi demografik bilgilerden çok, ziyaretçinin hangi ihtiyaçla geldiği ve sitede neyi bulmak istediği önemlidir.

Basit kullanıcı senaryoları yazmak çok işe yarar. Örneğin: Almería’da yaşayan bir otel sahibi, mevcut sitesinin mobilde yavaş olduğunu düşünüyor; benzer projeleri görmek ve hızlıca teklif istemek istiyor. Bu tek cümle, hangi sayfaların, hangi içeriğin ve hangi butonun öncelikli olduğunu doğrudan gösterir. İki üç ana kullanıcı tipi için böyle senaryolar yazmanız yeterlidir.

Kapsam ve site haritası

Site haritası, sitenin hangi sayfalardan oluşacağını ve bu sayfaların birbirine nasıl bağlanacağını gösterir. Kesin olması gerekmez; ajans bunu sizinle birlikte geliştirecektir. Ancak kaba bir taslak, projenin büyüklüğünü anlamanın en hızlı yoludur. Basit bir hizmet işletmesi için örnek yapı şöyle olabilir:

Site haritasını hazırlarken her sayfanın tek bir amaca hizmet etmesine dikkat edin. Örneğin her ana hizmet için ayrı bir sayfa, hem kullanıcının aradığını hızlıca bulmasını hem de o hizmetin arama motorlarında ayrı olarak görünmesini sağlar. Çok dilli bir site planlıyorsanız, hangi sayfaların tüm dillerde, hangilerinin yalnızca belirli pazarlarda yer alacağını da not edin. E-ticaret projelerinde ise yaklaşık ürün ve kategori sayısını belirtmek kapsamı anlamak için yeterlidir.

Ana sayfa
├── Hizmetler
│   ├── Hizmet A
│   ├── Hizmet B
│   └── Hizmet C
├── Projeler / Referanslar
├── Hakkımızda
├── Blog
├── SSS
└── İletişim / Teklif al

İçerik: en çok geciken kalem

Tecrübeyle söyleyebiliriz ki web projelerinin çoğu tasarım ya da yazılım yüzünden değil, içerik zamanında hazır olmadığı için gecikir. Brief’te içeriğin kimin sorumluluğunda olduğunu baştan netleştirin.

• Metinleri siz mi yazacaksınız, yoksa metin yazarlığı desteği mi gerekiyor?
• Mevcut sitedeki hangi içerikler korunacak, hangileri yenilenecek?
• Profesyonel fotoğraf veya video çekimi gerekiyor mu?
• Logo ve kurumsal kimlik dosyaları hazır mı, güncellenmesi gerekiyor mu?
• Site kaç dilde olacak ve çevirileri kim yapacak?
• Blog veya haber bölümünü yayından sonra kim güncelleyecek?

Referanslar: beğendikleriniz ve nedenleri

Beğendiğiniz siteleri paylaşmak, tarz konusunda yüzlerce kelimeden daha açıklayıcıdır. Ancak yalnızca bağlantı göndermek yetmez; her sitede tam olarak neyi beğendiğinizi yazın. Renkleri mi, sade menüyü mü, ürün sayfalarındaki filtreleri mi, yoksa metinlerin tonunu mu?

Beğenmediğiniz örnekleri de ekleyin. Neyi istemediğinizi bilmek, ajansın yanlış yöne gitmesini engeller. Rakiplerinizin sitelerini de listeleyin ve onlardan nasıl ayrışmak istediğinizi belirtin. Kurumsal kimliğiniz varsa logo, renk ve yazı tipi kurallarını içeren dosyaları da brief’e ekleyin; böylece tasarım ekibi ilk taslaktan itibaren markanızla uyumlu çalışabilir ve gereksiz geri dönüşler önlenir.

Teknik ihtiyaçlar ve entegrasyonlar

Teknik detayları bilmeniz gerekmez, ama sitenin hangi sistemlerle konuşması gerektiğini bilmeniz gerekir. Bu bilgiler kapsamı ve zaman planını doğrudan etkiler.

• İçeriği kendiniz güncelleyebileceğiniz bir yönetim paneli gerekiyor mu?
• CRM, ERP, muhasebe veya stok sistemiyle entegrasyon var mı?
• Online ödeme, randevu veya rezervasyon sistemi isteniyor mu?
• Üye girişi, bayi paneli veya müşteri alanı gerekiyor mu?
• Alan adı ve hosting kimin adına, erişim bilgileri kimde?
• Mevcut sitenin arama trafiğini korumak için yönlendirme planı gerekiyor mu?

Zaman planı ve karar süreci

Hedef yayın tarihini ve bu tarihin neden önemli olduğunu yazın: bir fuar, sezon başlangıcı ya da yeni ürün lansmanı olabilir. Tarih esnekse bunu da belirtin; esneklik, daha sağlıklı bir planlama imkânı tanır.

Projede kimin karar vereceğini ve onay sürecinin nasıl işleyeceğini de netleştirin. Her aşamada tek bir sorumlu kişinin olması ve geri bildirimlerin tek bir kanaldan toplu olarak iletilmesi, revizyon turlarını belirgin şekilde kısaltır. Bütçe konusunda kesin bir rakam vermek istemeseniz bile bir aralık paylaşmak, ajansın size gerçekçi bir kapsam önermesini kolaylaştırır.

Brief kontrol listesi

Ajansa göndermeden önce brief’inizin aşağıdaki başlıkları kapsadığından emin olun:

• Şirket ve faaliyet alanı hakkında kısa bilgi
• Bir veya iki ana hedef ve nasıl ölçüleceği
• Hedef kitle ve iki üç kullanıcı senaryosu
• Kaba site haritası ve dil sürümleri
• İçerik sorumluluğu ve mevcut materyaller
• Beğenilen ve beğenilmeyen referans siteler, rakipler
• Teknik ihtiyaçlar ve entegrasyonlar
• Hedef tarih, karar verici ve onay süreci

Brief bir başlangıç noktasıdır

Brief’in mükemmel olması gerekmez; amacı konuşmayı doğru yerden başlatmaktır. İyi bir ajans brief’inizi okuduktan sonra sorular soracak, bazı varsayımlarınızı sorgulayacak ve belki daha iyi alternatifler önerecektir. Bu, sürecin sağlıklı işlediğinin işaretidir.

Brief hazırlarken takıldığınız bir nokta olursa, Norcored ekibiyle kısa bir ön görüşme yaparak hedeflerinizi ve kapsamı birlikte netleştirebilirsiniz.

Sık sorulanlar

Brief ne kadar uzun olmalı?

Çoğu kurumsal site veya küçük e-ticaret projesi için iki üç sayfa yeterlidir. Önemli olan uzunluk değil, hedeflerin, kapsamın ve sorumlulukların net olmasıdır.

Site haritasını kendim mi hazırlamalıyım?

Kaba bir taslak hazırlamanız faydalıdır, ancak kesin olması gerekmez. Ajans, kullanıcı deneyimi ve SEO açısından bu yapıyı sizinle birlikte geliştirir.

Teknik bilgim yok, brief yine de yazabilir miyim?

Evet. Brief’in amacı teknik şartname yazmak değil, iş ihtiyaçlarını anlatmaktır. Hangi sistemlerle çalıştığınızı ve sitenin ne yapması gerektiğini sade bir dille yazmanız yeterlidir.